Gestión del Riesgo a Escala con las Lecciones de los Laboratorios en Red
Inspirado en el reciente seminario web de la Iniciativa Internacional de Fecundación In Vitro (i3), Cryogovernance® VIIIpatrocinado por Cryoport Systems.
Para las redes modernas de clínicas de FIV, el crecimiento es tanto una medida del éxito como una nueva fuente de complejidad. La expansión a múltiples clínicas y laboratorios permite a los proveedores llegar a más pacientes y ofrecer una atención coherente, pero a medida que estas redes crecen, también lo hacen los retos de mantener la normalización y la seguridad con una trazabilidad completa en todos los centros.
El auge de las organizaciones de fertilidad con múltiples sedes ha puesto de manifiesto una sencilla verdad: el riesgo se multiplica con la escala. Cada ubicación añade una nueva capa de variabilidad con nuevo personal, nuevos flujos de trabajo e incluso nuevas normativas locales. Para líderes como el Dr. Bec Holmes (Director Corporativo de Laboratorio, Red CCRM), la solución reside en sistematizar la criogestión en toda la empresa.
Como explicó durante la Cryogovernance® VIII «A nivel de red, la prioridad es crear sistemas que reduzcan la variabilidad, aumenten la previsibilidad y garanticen la trazabilidad de cada muestra y espécimen en todos los laboratorios».
La complejidad de gestionar una red distribuida
El Dr. Holmes describió el viaje de la red CCRM para unificar sus operaciones de laboratorio, diciendo: «Es hora de pasar… a algo que ofrezca más puntos de datos, más trazabilidad. Y una cosa que hizo CCRM fue pensar en soluciones y en con quién podemos trabajar para ofrecer esta trazabilidad, seguridad y coherencia. Creo que todos somos muy, muy conscientes de que en EE.UU. y en otros países (incluso) más, nos estamos volviendo muy reacios al riesgo.»
«Dentro de las clínicas CCRM (en) 2024, hicimos unos 700 envíos dentro y fuera de los laboratorios CCRM, con otros 200 entre los laboratorios», destacó Holms. «Son muchos envíos a todo el país, de laboratorios CCRM a otros laboratorios CCRM, de laboratorios locales a laboratorios CCRM y de laboratorios CCRM a otros. Así que entran y salen muchas cosas. Necesitábamos encontrar una solución que nos ayudara en nuestros procesos cotidianos».
Esa previsibilidad procede de la estructura. CCRM ha aplicado la estandarización junto con el trabajo con socios verificados como TMRW Life Sciences y Cryoport Systems, por ejemplo. «Hemos descubierto que trabajar con un único proveedor lo simplifica definitivamente», subrayó Holmes, mencionando el poder de trabajar con un modelo de biorrepositorio, o BioR. «Te llevas las muestras… fuera de las instalaciones, y se ocupan de ellas en un BioR, donde su trabajo es ocuparse específicamente de las muestras», señaló Holmes. «Tienen la experiencia y el cuidado 24/7 que podemos, que debemos, esperar para nuestras muestras. Y lo bueno de… utilizar sistemáticamente el mismo BioR es que se les sigue considerando nuestros pacientes. Así que cuando enviamos a nuestro BioR, se les sigue considerando bajo el paraguas de CCRM, y creo que los pacientes lo agradecen.»
Sin embargo, la complejidad de una red de esta escala requiere normalización. «Cuando trabajas a una escala como ésta», señaló Holmes, «quieres algo que esté digitalizado, un inventario de muestras digitalizado, tanto in situ como ex situ, con un envío trazable». Holmes señaló la importancia de un envío que ofrezca un cumplimiento y una trazabilidad sólidos, «para que sepamos exactamente dónde están esas muestras y cuál es su temperatura y situación».
Ampliar la gestión de riesgos requiere algo más que datos, requiere cultura. Una gobernanza sólida no consiste en quitar el control a los equipos locales, sino en crear una estructura coherente dentro de la cual operar con confianza.
Cerrar el círculo de la logística
Por fuertes que sean los controles internos de un laboratorio, el riesgo reaparece en el momento en que una muestra sale del edificio. El envío sigue siendo una de las etapas más vulnerables de las operaciones de FIV, pero es un riesgo que puede mitigarse asociándose con proveedores validados.
Holmes señaló que, en un entorno de red, «asociarnos con los mejores de su clase es la forma en que trabajamos para asegurarnos de que nuestras muestras van y vienen de forma fiable.»
Para CCRM y otros sistemas de FIV basados en red, eso significa asociarse con un socio logístico capaz de cumplir o superar las mismas normas de calidad aplicadas internamente. «Por eso es imprescindible trabajar con un proveedor que ofrezca un control continuo por GPS y un control de la temperatura. Todos estos factores van a reducir nuestros riesgos», subraya. «Y estos sistemas no sólo salvaguardan y reducen los riesgos, sino que también ayudan a racionalizar las operaciones y a garantizar que cada uno de nuestros laboratorios cumple las mismas normas estrictas que podemos ofrecer a nuestros pacientes.»
Gestionar el riesgo a escala no consiste en minimizar el crecimiento, sino en estructurarlo. La criogestión permite a las redes de FIV transformar la expansión en un activo y no en un pasivo.
Cuando los laboratorios comparten flujos de trabajo normalizados, sistemas de datos unificados y asociaciones sólidas con biorrepositorios y proveedores logísticos, todos los centros se fortalecen y los pacientes se benefician de un nivel uniforme de atención y seguridad.
Cómo Cryoport Systems apoya la gobernanza a nivel de red
Cryoport Systems ayuda a las redes de FIV a lograr la coherencia mediante soluciones logísticas integrales diseñadas a escala. Nuestra plataforma de medicina reproductiva proporciona:
- Sistemas validados de envío criogénico que ofrecen un soporte estandarizado en todas las clínicas de la red, garantizando la estabilidad de la temperatura y la reproducibilidad de los envíos
- GPS continuo y supervisión del estado para tener visibilidad de cada evento de tránsito, independientemente de la distancia o la región
- Cadena de Conformidad® integral que se integra con los flujos de trabajo de laboratorios y biorrepositorios, garantizando una trazabilidad completa para auditorías y sistemas de calidad
Al integrar la logística en la arquitectura de gobierno más amplia, Cryoport Systems permite a las redes de FIV extender sus normas de seguridad y trazabilidad mucho más allá del laboratorio.
A medida que la FIV siga expandiéndose por todo el mundo, la gestión del riesgo a escala definirá la próxima era de la atención a la fertilidad.
Las redes como CCRM están demostrando que las operaciones a gran escala no sólo pueden mantener la calidad, sino mejorarla, aprovechando un enfoque unificado y orientado a la asociación para la criogestión.
Con los sistemas y socios adecuados, la escala no tiene por qué significar compromiso. Puede significar fuerza y resistencia, proporcionando un nuevo estándar de fiabilidad para las clínicas y los pacientes cuyas esperanzas descansan en nuestras manos colectivas.
