Gérer les risques à grande échelle grâce aux leçons tirées des laboratoires de réseau

Inspiré par le récent webinaire de l’Initiative internationale pour la FIV (i3), ^{Cryogovernance®} VIIIparrainé par Cryoport Systems.

Pour les réseaux modernes de cliniques de FIV, la croissance est à la fois une mesure du succès et une nouvelle source de complexité. L’extension à plusieurs cliniques et laboratoires permet aux prestataires d’atteindre plus de patients et d’offrir des soins cohérents, mais à mesure que ces réseaux se développent, les défis liés au maintien de la normalisation et de la sécurité avec une traçabilité complète sur tous les sites se multiplient.

L’essor des organisations de fertilité multisites a révélé une vérité simple : le risque se multiplie avec l’échelle. Chaque site ajoute une nouvelle couche de variabilité avec du nouveau personnel, de nouveaux flux de travail et même de nouvelles réglementations locales. Pour des dirigeants comme le Dr Bec Holmes (directeur du laboratoire d’entreprise, CCRM Network), la solution consiste à systématiser la cryogouvernance à l’échelle de l’entreprise.

Comme elle l’a expliqué lors de la ^{Cryogovernance®} VIII « Au niveau du réseau, la priorité est de construire des systèmes qui réduisent la variabilité, augmentent la prévisibilité et assurent la traçabilité de chaque échantillon et de chaque spécimen dans chaque laboratoire. »

La complexité de la gestion d’un réseau distribué

M. Holmes a décrit le cheminement du réseau CCRM vers l’unification de ses opérations de laboratoire : « Il est temps de passer à quelque chose qui offre plus de points de données, plus de traçabilité. Le CCRM a notamment réfléchi à des solutions et aux personnes avec lesquelles nous pouvons travailler pour offrir cette traçabilité, cette sécurité et cette cohérence. Je pense que nous sommes tous très, très conscients qu’aux États-Unis et dans d’autres pays (encore plus), nous devenons très averses au risque ».

« Au sein des cliniques CCRM, nous avons effectué en 2024 environ 700 expéditions à l’entrée et à la sortie des laboratoires CCRM, et 200 autres entre les laboratoires », a souligné M. Holms. « Cela fait donc beaucoup d’envois à travers le pays, des laboratoires CCRM vers d’autres laboratoires CCRM, des laboratoires locaux vers les laboratoires CCRM, et à partir des laboratoires CCRM. Il y a donc beaucoup d’entrées et de sorties. Nous devions trouver une solution qui nous aiderait dans nos processus quotidiens ».

Cette prévisibilité est le fruit d’une structure. Le CCRM a mis en place une normalisation en travaillant avec des partenaires vérifiés comme TMRW Life Sciences et Cryoport Systems, par exemple. « Nous avons constaté que le fait de travailler avec un seul fournisseur simplifie définitivement les choses », a souligné M. Holmes, en mentionnant la puissance du travail avec un modèle de biorepository ou BioR. « Vous emportez des échantillons… hors site, et ils sont pris en charge par un BioR dont le travail consiste à s’occuper spécifiquement des échantillons », a noté M. Holmes. « Ils disposent de l’expertise et des soins 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 que nous pouvons, que nous devrions, attendre de nos échantillons. Et l’avantage d’utiliser toujours le même BioR, c’est qu’ils sont toujours considérés comme nos patients. Ainsi, lorsque nous envoyons des échantillons à notre BioR, ils sont toujours considérés comme des patients du CCRM, et je pense que les patients apprécient cela.

La complexité d’un réseau de cette envergure exige toutefois une normalisation. « Lorsque vous travaillez à une telle échelle, a souligné M. Holmes, vous voulez quelque chose de numérisé, un inventaire numérisé des échantillons, à la fois sur site et hors site, avec une expédition traçable. Holmes a souligné l’importance d’une expédition offrant une conformité et une traçabilité solides, « afin que nous sachions exactement où se trouvent ces échantillons, à quelle température et dans quelle situation ils se trouvent ».

L’extension de la gestion des risques nécessite plus que des données, elle nécessite une culture. Une gouvernance solide ne consiste pas à retirer le contrôle aux équipes locales, mais plutôt à créer une structure cohérente au sein de laquelle on peut opérer en toute confiance.

Boucler la boucle de la logistique

Quelle que soit la solidité des contrôles internes d’un laboratoire, le risque réapparaît dès qu’un échantillon quitte le bâtiment. L’expédition reste l’une des étapes les plus vulnérables des opérations de FIV, mais il s’agit d’un risque qui peut être atténué en s’associant à des fournisseurs validés.

M. Holmes a fait remarquer que dans un environnement de réseau, « le partenariat avec les meilleurs de leur catégorie est la façon dont nous travaillons pour nous assurer que nos échantillons vont et viennent d’une manière fiable ».

Pour le CCRM et d’autres systèmes de FIV en réseau, cela signifie qu’il faut s’associer à un partenaire logistique capable d’atteindre ou de dépasser les mêmes normes de qualité que celles appliquées en interne. « Il est donc impératif de travailler avec un fournisseur qui offre une surveillance GPS et une surveillance de la température en continu. Tous ces facteurs vont réduire nos risques », a-t-elle souligné. « Ces systèmes permettent non seulement de protéger et de réduire les risques, mais aussi de rationaliser les opérations et de s’assurer que chacun de nos laboratoires respecte les mêmes normes élevées que celles que nous pouvons offrir à nos patients.

La gestion des risques à grande échelle ne consiste pas à minimiser la croissance, mais à la structurer. La cryogouvernance permet aux réseaux de FIV de transformer l’expansion en un actif plutôt qu’en un passif.

Lorsque les laboratoires partagent des flux de travail normalisés, des systèmes de données unifiés et des partenariats solides avec les dépôts biologiques et les fournisseurs de services logistiques, chaque site devient plus fort et les patients bénéficient d’un niveau uniforme de soins et de sécurité.

Comment Cryoport Systems soutient la gouvernance au niveau du réseau

Cryoport Systems aide les réseaux de FIV à atteindre la cohérence grâce à des solutions logistiques de bout en bout conçues pour l’échelle. Notre plateforme de médecine reproductive fournit :

• Des systèmes d’expédition cryogéniques validés qui offrent un soutien normalisé dans chaque clinique du réseau, garantissant la stabilité de la température et la reproductibilité de l’expédition.
• GPS continu et surveillance de l’état des véhicules pour une visibilité sur chaque événement de transit, quelle que soit la distance ou la région
• Chaîne de ^{conformité®} complète qui s’intègre aux flux de travail des laboratoires et des dépôts biologiques, garantissant une traçabilité complète pour les audits et les systèmes de qualité.

En intégrant la logistique dans une architecture de gouvernance plus large, Cryoport Systems permet aux réseaux de FIV d’étendre leurs normes de sécurité et de traçabilité bien au-delà du laboratoire.

Alors que la FIV continue de se développer à l’échelle mondiale, la gestion des risques à grande échelle définira la prochaine ère des soins de fertilité.

Des réseaux comme le CCRM prouvent que les opérations à grande échelle peuvent non seulement maintenir la qualité, mais aussi l’améliorer, en tirant parti d’une approche unifiée de la cryogouvernance, axée sur le partenariat.

Avec les bons systèmes et les bons partenaires en place, l’échelle ne doit pas être synonyme de compromis. Elle peut être synonyme de force et de résilience, offrant une nouvelle norme de fiabilité aux cliniques et aux patients dont les espoirs reposent entre nos mains collectives.